Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel

Nếu bạn thường xuyên phải làm việc với Excel, bạn cần lấy dữ liệu thường xuyên thì dưới đây là hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Trong bài viết này, hãy cùng ThiensonComputer tìm hiểu về hàm lấy dữ liệu trong Excel nhé!

Làm thế nào để chắc lấy dữ liệu theo điều kiện nhanh chóng theo tên, chuỗi ký tự hay giá trị số nào ấy để bạn vững chắc dễ dàng phục vụ cho lời yêu cầu việc làm và quản lí dữ liệu hiệu quả? Chọn hiểu biết ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng hợp các hàm lấy dữ liệu sở hữu điều kiện trong Excel

Công thức tính trong Excel là chương trình đang chạy tính toán trên bảng dữ liệu, những công thức này giúp tính toán nhanh chính xác như cùng, nhân, so sánh dữ liệu. Sở hữu 3 hàm lấy dữ liệu theo điều kiện trong Excel sau đây:

1.1. Hàm Index

Hàm Index là 1 trong những hàm dữ liệu mang điều kiện trong Excel được sử dụng rộng rãi nhất, nó sẽ trả về dữ liệu của một ô trong 1 phạm vi chỉ dựa trên chỉ số hàng và cột của phạm vi đấy. Về điều kiện cơ bản, hàm Index sở hữu cú pháp như sau:

=INDEX(phạm vi dữ liệu, hàng, [cột])

Trong đó:

  • Vùng dữ liệu: Là liên hệ của vùng dữ liệu mà người sử dụng muốn lọc ra một giá trị.
  • Hàng sản phẩm hai đề nghị xem: Đây là ô đề nghị quét ở hàng nào?
  • Đây là cột gì: Ô buộc phải lấy dữ liệu nằm ở cột nào?

Ví dụ về Hàm Index

Nếu bạn đã có dữ liệu trong bảng, hãy sử dụng hàm Index để tậu dữ liệu trong khoảng từ A1 tới D10 và trả về dữ liệu ở kiểu trang bị 6, cột thứ 3 là ô c6 khi bạn triển khai =INDEX(A1:A10.6) ,3) sẽ trả về kết quả tương tự “Seoul” như trong ô B14.

1.2. Hàm Match

Hàm Match là 1 mục được chỉ định trong dãy ô sau đó được trả về vị trí hơi của mục đó trong vùng tìm kiếm này, cú pháp của hàm như sau:

=MATCH(giá trị cần tìm, mảng search, [kiểu tìm kiếm])

Trong đó:

  • Giá trị cần tìm: Là giá trị cần tìm trong mảng bạn cần tìm.
  • Mảng tìm kiếm: Được hiểu là mảng chứa giá trị bắt buộc cần tìm.
  • Kiểu tìm kiếm: Được hiểu ngầm là tìm kiếm giá trị chính xác hoặc tìm kiếm giá trị gần nhất, trong đó:
    • 1 hoặc bỏ qua: tìm kết quả lớn nhất mang giá trị ‘bằng hoặc nhỏ hơn’ giá trị cần tìm, giá trị trong mảng đề nghị chọn phải xếp tăng dần.
    • 0, đây là chọn giá trị lần đầu trong mảng tìm kiếm ‘bằng’ sở hữu giá trị cần phải tìm.
    • -1 đây là để tìm kết quả khớp nhỏ nhất sở hữu giá trị ‘lớn hơn hoặc bằng’ giá trị tìm kiếm.

Ví dụ về Hàm Match

1.3. Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được tiêu dùng lúc người trải nghiệm đề nghị tìm kiếm dữ liệu trong bảng. Đây là phạm vi search theo chiều dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo chiều ngang, cú pháp như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

  • Lookup_value: Đây là giá trị được tiêu dùng để tra cứu.
  • Table_array: Đây là bảng kết quả tìm kiếm, để ở dạng địa chỉ tuyệt đối, cố định bảng bằng giải pháp nhấn F4.
  • Col_index_num: Được hiểu ngầm là thiết bị tự những cột buộc phải dò trên bảng giá trị cần tìm.
  • Range_lookup: Là phạm vi cần chọn, TRUE giống như có 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương sở hữu 0 (dò tìm tuyệt đối).

Ví dụ về Hàm VLOOKUP

2. Hướng dẫn lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Excel

Có 3 hàm lấy dữ liệu trong excel yêu cầu cùng với 3 biện pháp lấy dữ liệu từ file excel khác. Hướng dẫn chi tiết cách thực hiên ngay dưới đây:

2.1. Lấy dữ liệu bằng hàm VLOOKUP

Phương pháp này được sử dụng khi số lượng dữ liệu ít và trong phạm vi nhỏ.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0) vào ô tham chiếu.

Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel với hàm Vlookup

Hàm VLOOKUP để điền thông tin giữa 2 sheet

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và tiêu dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

2.2. Lấy dữ liệu bằng hàm MATCH

Hàm MATCH sử dụng để xác định vị trí dữ liệu cần tìm, ko trả về dữ liệu. Được sử dụng lúc số lượng dữ liệu ít, trong phạm vi nhỏ và yêu cầu chấp thuận nhanh vị trí dữ liệu. Hàm MATCH sẽ tích hợp với hàm INDEX để thông minh việc mua dữ liệu khắc phục những nhược điểm của hàm VLOOKUP.

Ví dụ: sử dụng hàm MATCH để mua địa điểm giá trị trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =MATCH(30,E8:E13,0) vào ô tham chiếu mà bạn muốn hiển thị kết quả.

Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel với hàm Match

Ví dụ minh họa hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị ra kết quả.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

2.3. Lấy dữ liệu bằng hàm INDEX

Ví dụ 1: Sử dụng hàm INDEX để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Thực hiện: Bạn nhập hàm =INDEX(C7:E13,6,2) vào ô tham chiếu kết quả như công thức trên và nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm INDEX

Ví dụ 2: dùng hàm INDEX hài hòa hàm MATCH để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Bạn nhập hàm =INDEX($G$8:$H$11,MATCH(D4,$G$8:$G$11,0),2) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

  • Vùng dữ liệu array yêu cầu cất dữ liệu buộc phải chọn và đối số dò tìm là vùng G8:H11. Nhấn phím F4 để cố định vùng.
  • Vị trí hàng thay đổi dựa theo ô xếp loại D4, ta dùng hàm MATCH để chấp nhận địa điểm trong bảng.
  • Hàm INDEX hài hòa hàm MATCH kiên cố thay thế hàm VLOOKUP và khắc phục được 1 vài nhược điểm của hàm này là không thể dò sắm những giá trị bên trái của đối số trong vùng dữ liệu, hoặc trong giả dụ dữ liệu lớn khiến hàm VLOOKUP xử lý chậm.

Ví dụ minh họa hàm INDEX kết hợp hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị những kết quả còn lại như hình.

Hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel với Index

Nhấn phím Enter để hiển thị ra kết quả

3. Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm lấy dữ liệu có điều kiện

Lỗi hiển thị #N/A

Khi bạn dùng hàm VLOOKUP trong excel, giá trị cuối cùng sẽ được trả về dưới dạng kết quả chính xác hoặc gần đúng. Tuy nhiên với giá trị này bạn ko nên nhập, đa số trường hợp sẽ có giá trị cụ thể như tên nhân viên hay giá, bạn phải tính toán chính xác.

Như vậy, khi sử dụng chức năng này, bạn buộc phải nhập FALSE, còn nếu không, máy tính sẽ mặc định là TRUE, bởi vậy kết quả sẽ sai.

Lỗi hiển thị #REF! Và #VALUE

Lỗi hiển thị này thường gặp lúc số cột được lấy trong bảng tìm kiếm mang giá trị nhỏ hơn trong phạm vi của ô search.

Lỗi hiển thị #VALUE thường gặp khi sai công thức, thừa khoảng trắng,…

Trên đây là các thông tin về hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể sử dụng thành thạo các hàm lấy dữ liệu trong excel để tăng hiệu quả công việc và học tập. Chúc bạn thành công!

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

SMS Chỉ đường Gọi điện