Cách tạo chữ ký email toàn công ty trong Office 365 Exchange Online

Office 365 Business với Exchange Online, cung cấp cho bạn khả năng (chẳng hạn như Exchange 2016 & 2019). Cách tạo chữ ký email toàn công ty trong Office 365 Exchange Online, áp dụng cho bất kỳ email nào được gửi bởi bất kỳ người dùng hoặc thiết bị nào của công ty. Chữ ký email toàn công ty được định cấu hình ở phía máy chủ và do đó đảm bảo rằng tất cả các thư điện tử gửi đi của công ty bạn sẽ có cùng một định dạng chữ ký và chi tiết cho tổ chức của bạn, đồng thời loại bỏ khả năng thêm các chi tiết khác vào chữ ký mà bạn không muốn.

Mặc dù việc thêm chữ ký email trong toàn tổ chức có nhiều lợi ích, nhưng mặt khác, nó có một số hạn chế, như được đề cập bên dưới. 

* Lưu ý: Để bỏ qua những hạn chế này, bạn có thể sử dụng một ứng dụng của bên thứ ba từ CodeTwo hoặc Exclaimer.

Hạn chế của chữ ký toàn công ty trên Office 365 hoặc Exchange:

• Người dùng không nhìn thấy chữ ký khi soạn email.
• Chữ ký luôn được thêm vào, ở cuối cuộc trò chuyện email.
• Bạn không thể nhúng hình ảnh trực tiếp vào chữ ký. Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh, bạn sẽ cần sử dụng URL công khai cho hình ảnh đó.
• Người dùng không có khả năng chọn một chữ ký khác, nếu họ muốn.
• Chữ ký e-mail định dạng HTML không được hiển thị chính xác khi được gửi bởi các thiết bị không sử dụng Outlook làm ứng dụng e-mail.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước về cách tạo và tùy chỉnh chữ ký email cho công ty của bạn ở phía máy chủ bằng cách sử dụng các quy tắc truyền tải Exchange (Exchange 2019 & 2016).

Hướng dẫn cách tạo chữ ký email toàn công ty trong Office 365 Exchange Online

1. Đăng nhập vào Office 365 Admin portal và nhấp vào Exchange.

2. Trong trung tâm quản trị Exchange, chọn Mail flow từ ngăn bên trái.
3. Tại tab rules (quy tắc), nhấp vào dấu cộng + và chọn Apply disclaimers.

4. Trên trang Quy tắc mới, hãy nhập tên cho quy tắc (ví dụ: “Chữ ký Công ty”).

5a. Từ danh sách thả xuống Apply this rule if , hãy chọn The sender is located…

5b. Chọn Inside the organization và nhấp vào OK.

6. Trong danh sách thả xuống Thực hiện theo các bước sau , chọn Append the disclaimer… (Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn Enter text & Select one ở bên phải.)

6a. Nhấp vào liên kết Enter text để tùy chỉnh chữ ký của bạn.

6a1. Tại hộp specify disclaimer text, bạn có thể nhập thông tin chi tiết về công ty của mình ở định dạng văn bản thuần túy hoặc HTML và bạn có thể sử dụng một số thuộc tính đặc biệt để tự động lấy thông tin cho từng người dùng từ danh sách các thuộc tính Active Directory được xác định trước. (Tên hiển thị, Tiêu đề, Số điện thoại, Tên công ty, v.v.).

Ví dụ: nếu bạn muốn tạo một chữ ký đơn giản ở định dạng HTML, như bên dưới…

..copy và dán mã HTML sau (không có dấu ngoặc kép) vào hộp specify disclaimer text và sau đó sửa đổi các câu có chữ đỏ theo thông tin của riêng bạn. Khi hoàn tất, bấm OK : *

“<p> <br /> Trân trọng! <br /> <br /> <strong> %% Tên hiển thị %% </strong> <br /> %% Tiêu đề %% <br /> <br /> <br /> > %% Công ty %% </strong> <br /> Nhập Địa chỉ Công ty của bạn tại đây <br /> <strong> Điện thoại: </strong> %%số điện thoại %% <br /> <strong> Fax: </strong> 203 202 2011 <br /> <strong> email: </strong> %% Email %% <br /> <br /> </p>
<p> <img src = ” Nhập vào đây đường dẫn logo công ty của bạn “width =” 150 “height =” 150 “/> </p>
<p> Chúng tôi cam kết trả lời tất cả các email trong vòng 24 giờ. </p>”