Bỏ túi 5 thủ thuật tin học để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp

Bỏ túi 5 thủ thuật tin học – Để bạn viết một email hay soạn thảo một bản báo cáo … đều có những chức năng trong các công cụ kỹ thuật văn phòng. Như là Word, Excel, Outlook hay là PowerPoint. Chắc chắn rằng là bạn có biết một số các chức năng đó. Nhưng tại sao bạn lại không thể sử dụng được chúng thành thạo như những người khác? Hãy thử khám phá 5 thủ thuật tin học văn phòng bên dưới đây để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp hơn.

1 là lặp lại lệnh trước đó với phím F4

Đây là nút bấm giúp bạn được đơn giản hóa hoàn toàn cuộc sống. Trong các phần mềm kỹ thuật văn phòng ở thông thường. Phím F4 chính là thủ thuật tin học dùng cho mục đích để lặp lại một lệnh điều khiển mà không phải ai cũng biết.

Ví dụ, bạn muốn định dạng cho một tài liệu Word. Bạn muốn thực hiện in đậm và gạch chân tất cả các tiêu đề của các đoạn. Hãy đưa những lệnh điều khiển ở trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng chính menu “Format” kế đến là “Font”. Sau đó đơn giản hơn là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn tiếp F4. Nó sẽ được thực hiện in đậm và gạch chân một cách tự động. Có lẽ đây chính là một thủ thuật tin học văn phòng mà người dân văn phòng như bạn cần nhất.

2 là Đọc và chỉnh sửa file PDF trên word 

Trước khi các phiên bản Office 2007 được ra đời, người sử dụng đã rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc là XLS sang dạng file PDF.  Nhưng từ khi phiên bản Office 2007 hoặc là cao hơn ra đời. Người sử dụng đã có thể dễ dàng thực hiện được việc xuất file sang định dạng là PDF một cách dễ dàng. Và hơn nữa file PDF giống đến 99% so với file gốc nhé.

Dưới đây là các bước thực hiện trong thủ thuật tin học để người dùng thực hiện điều này:

• Bước 1 là Khởi động Word.
• Bước 2 là File Menu Size\Open.
• Bước 3 là Lựa chọn File PDF cần mở.
• Bước 4 là Chỉnh sửa, định dạng file.
• Bước 5 là Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.

Bây giờ khi bạn đã sử dụng Office. Bạn sẽ không phải cài ứng dụng Adobe Reader. Hoặc là Foxit Reader hay bất kỳ một phần mềm chuyên dụng cho việc thực hiện chuyển đổi giữa các loại file từ DOC sang PDF hoặc ngược lại.

3 là Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen được với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để thực hiện chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi nhằm được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template ở trong hầu hết các khung định dạng. Nhưng ở trong một lúc nào đó thì người sử dụng muốn thực hiện chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp.

Để tìm tập tin này thì bạn hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác vì nó phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt của Windows.

4 là Loại bỏ những ký tự lạ và dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được thực hiện dán vào trong Word từ email. Hoặc là trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc là các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn sẽ muốn loại bỏ những ký tự này ra khỏi văn bản.

Hãy sử dụng lệnh Edit rồi nhấn Replace. Để có thể loại bỏ bằng cách gõ lệnh ^l ( gõ dấu ^ và chữ ‘L’ thường) ở trong trường Find What. Và thực hiện gõ dấu cách (spacebar) vào ở trường Replace.

Tiếp đó, bạn chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản hay không thì chọn No.

5 là Sử dụng Snipping Tool để chụp ảnh màn hình

Thay vì bạn ấn phím Print Screen để thực hiện việc chụp toàn bộ màn hình. Rồi dùng trình xử lý được các ảnh tỉa tót để lấy được một vùng cần để minh họa. Bạn hãy dùng thủ thuật tin học đơn giản bằng cách bạn click Start. Và gõ vào ô Search ngay kề trên nút Start là cụm từ Snipping Tool để gọi nó ra làm việc. Bạn sử dụng rất dễ: kéo một vùng hình chữ nhật và thực hiện lưu lại. Bạn cũng có thể sử dụng các loại “bút dạ quang” để thực hiện tô điểm cho ảnh chụp màn hình cần được minh họa vừa được chụp.

Ở trên đây là 5 thủ thuật tin học văn phòng mà người dân văn phòng chuyên nghiệp như bạn nên cần biết đến.

xem thêm: Tải ngay về cách lưu file Word trên máy tính cực đơn giản và hữu ích

Chia sẻ cách live PK trên TikTok đơn giản, hiệu quả

Cách hướng dẫn bạn sửa lỗi #### trong Excel nhanh chóng, đơn giản nhất